La receta de la automatización

#BreakingDownAutomation

Hoy ya sabemos que es RPA, sabemos que es IA Generativa e incluso, ya sabemos que son los agentes inteligentes o autonomos.

Ahora, como iniciamos la receta de la automatización? Que ingredientes y utensilios necesitamos? Ven y te cuento!

Primero comentarte que cada empresa y cada proceso, es único, tienen puntos en común y actividades que se repiten con otras empresas, sin embargo, el éxito de una empresa es tener puntos diferenciadores y eficientes. Por lo que debes estudiar tu propio caso a fondo y detalle para saber que esperas obtener al automatizar.

Siempre recomiendo que iniciemos desde lo pequeño con alto valor, y luego poco a poco vamos a casos mas complejos.

Pero como iniciamos? Iniciamos tomando el riesgo de mirar tus procesos a fondo, entendiendo las necesidades de las áreas, reuniéndote con tu equipo para entender esos procesos que "duelen", los procesos repetitivos y con tendencia al error, y toma esa licencia gratuita, sigue los pasos de ese vídeo de Youtube, toma acción!

Este es un manual pequeño para guiarte sobre la receta para la automatización. Así que iniciemos

Tu lista de ingredientes

Coraje para ver que tus procesos no son perfectos
Ideas de todo un equipo variado de personas, técnicas y no técnicas
Audacia para entender que es lo que podemos mejorar ahora
Curiosidad para entender las nuevas tecnologías
Apoyo financiero para iniciar

Tu lista de utensilios

Documentación de procesos
Datos de prueba
Accesos a cuentas de servicio
Un ambiente (maquina física o remota) donde pueda ser desarrollada y ejecutada la automatización.
Licencias de prueba

Paso 1: Comencemos a entender nuestros procesos.

Primero lo primero. Identifica los casos de uso, reúnete con el personal de un área (tipicamente es el área de finanzas o el área de IT, son los que mas puntos a optimizar pueden tener), en esta área habla con el equipo, sobre las posibilidades de tener herramientas que mejoren la calidad del trabajo, herramientas que los apoyaran a hacer su trabajo mejor y mas rápido (NUNCA a reemplazarlos! Los humanos somos IRREMPLAZABLES!).

Cuando las personas entiendan que les hablas con sinceridad y con una visión de mejorar, te comentaran mas abiertamente sobre sus procesos. Estos usuarios de negocio son el pilar de la automatización, ellos son los expertos que nos guiaran por el proceso, nos indicaran los caminos "felices" y los caminos "lluviosos" que tienen en su día a día.

Toma nota de todos estos puntos, graba las sesiones, documenta los procesos lo mejor posible, esto sera tu como tu estrella del norte.

Documenta un par de casos, te recomiendo entre 5 a 10 procesos que puedan ser típicos con una serie de requisitos:

Repetitivos
De alto uso en la empresa
Estándar
Con reglas fijas
Donde varios empleados dediquen su esfuerzo a tiempo completo (8horas) y que su esfuerzo sea orientado a tareas como llenar documentos, descargar información, cruce de datos, descarga y carga de datos, entre otros procesos.

Paso 2: Analiza los casos y prioriza

De todos esos casos, debes tener metricas (sin metricas, como sabemos que hemos terminado? y mejor aun, como sabemos si hemos sido exitosos?)

Algunas métricas típicas son:

Volumen de transacciones
Tiempo de ejecución manual
Numero de FTE (Full Time Employee - Empleados que trabajan 8 horas SOLO en esta actividad)
Cantidad de tiempo utilizado por semana/mes
Frecuencia de errores y retrabajos
Complejidad del proceso basado en la toma de decisiones y cantidad de pasos
Retorno de inversión (Ahorro de tiempo, reducción de costos, mejora de tiempos de implementación, escalabilidad, alineación con objetivos empresariales estratégicos, etc)

Estos datos nos ayudaran a dar prioridad a los casos, primero serán aquellos casos que el esfuerzo sea bajo y el retorno de inversión sea medio o alto.

Paso 3: Crea un caso de uso.

Ahora con todas estas métricas e información, crearemos un caso de uso, para presentarlo a nuestro sponsor de automatización, o en términos simples, esa persona que nos apoyara financieramente a generar estas mejoras en el equipo.

Que debe contener este caso de uso?

Problema actual.
Desafíos y métricas actuales.
Solución con la automatización.
Beneficios.
Costos de ejecución.

Paso 4: Inicia con pequeños pasos - POC

Inicia con una Prueba de Concepto (POC) o como me gusta mas llamarla Prueba de Valor (POV).

Una POC o POV, es aquella implementación de software que sera de corta inversión financiera y corto tiempo, con el objetivo de validar que la tecnología seleccionada (u ofrecida por algún proveedor), realmente puede lograr los resultados que estamos esperando, medir el impacto potencial, identificar posibles limitaciones u obstáculos, mostrar resultados iniciales para justificar una mayor inversión.

Paso 5: Cocina el pastel

Ahora que tenemos todo preparado, cocinemos!

De ser posible, implemente esta prueba dentro de su empresa, habilita a tu equipo con entrenamientos, y ambientes de prueba, para que puedan ponerse en acción. De no contar con los recursos, habla con tu proveedor o un partner.

Para mantener los costos en orden yo te recomiendo utilizar las licencias de prueba que generalmente los diversos proveedores como Microsoft las ofrecen, con 15 días, es mas que suficiente para tener una prueba de concepto.

Solicita a tu equipo de expertos que generen datos de prueba, o datos antiguos que no rompan protocolos de seguridad.

Y ahora si, Automatiza!

Paso 6: Prueba el pastel

Luego de esta prueba, sobre todo si es interna, te puedo garantizar que habrás aprendido mucho de:

Tus procesos
La tecnología utilizada
Facilidad de implementación
Validar el retorno de inversión

Este es el momento donde tienes que revisar las métricas post POC, para compararlas con las métricas pre POC. Acá tendremos el retorno de inversión (estoy segura que siempre lo encontraras, incluso en las empresas mas pequeñas).

Presenta tus resultados a los expertos en el área, así como a tu sponsor de automatización para hablar de siguientes pasos...

En resumen:

Automatizar esta en tus manos, solo arriésgate a la aventura siguiendo esta simple receta, no hay receta perfecta o que se adapte a todos, pero ahora tienes un marco de trabajo básico:

Reúne a un grupo de personas que conozcan el proceso y embarcalos en la aventura.
Genera documentación y datos de prueba
Crea un ambiente seguro para esta prueba donde si debes conectarte a ambientes, que sean de desarrollo o pruebas o sandbox.
Toma esa licencia de prueba, que hoy en día ofrecen la mayoría de los proveedores.
Si quieres, pueden intentar automatizar procesos por tu propia cuenta, hoy en día tenemos muchísimas fuentes de información, con las que somos capaces de automatizar procesos sencillos.
Si no tienes los recursos, podrías pedirle una prueba de concepto al proveedor, muchos de ellos ya tienen procesos de prueba o tienen partners que te pueden ayudar a generar estas pruebas de concepto en el tiempo esperado.

Espero que hayas disfrutado de este blog, esta es la tercera entrega de una serie de blogs orientados a la comprensión y uso de Gen AI para nuestro día a día, orientado a perfiles técnicos y no técnicos.

Si tienes dudas, no dudes en dejar tu comentario

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