SAP Automatizado: Compras y Finanzas
- Andrea Olivares
- 24 mar
- 5 Min. de lectura
Ahora que ya sabemos la receta de la automatización, debemos comenzar a implementarla! Así que manos a la obra!
"Pero espera un segundo, hay tantos procesos en la empresa, que no se por donde comenzar..".
¿Te suena conocido? Pues esto es lo que escucho de la mayoría de mis clientes cuando van a iniciar su viaje hacia la automatización.
Por eso te traigo acá un poco de inspiración para identificar posibles casos de uso de automatización. Iniciemos por SAP como el ERP más típico con el que he trabajado y con las dos áreas más comunes en mi experiencia: Finanzas y Compras.
RPA en área de Finanzas
Debo confesar que le tengo un especial aprecio al área de finanzas, fueron de los bots mas complejos y retadores que tuve en Colombia, no solo por el proceso sino por la presión de los usuarios, pero al final ver su felicidad de tener sus procesos a tiempo, libre de errores y además ahorrarles trabajar en fin de semana 😊. Es de las más grandes satisfacciones que me ha dado mi trabajo, pero volviendo al punto.
El área de finanzas es como un parque de diversiones para RPA, tenemos de todo para elegir. Aquí te menciono algunos ejemplos:
Actualización de datos maestros:Tener los datos maestros actualizados es una prioridad para este negocio para temas de comunicación, usualmente este proceso se realiza entre 2 a 3 veces al año; sin embargo, el proceso puede demorar días, retrasando el resto de procesos. Por eso, tomaremos información de Sharepoint con el bot, que contendrá todos los datos de los clientes a actualizar, validamos en SAP si el cliente existe, validamos que la información en SAP sea igual a la contenida en Sharepoint, si no son iguales, el bot ingresa a la información en las transacciones correspondientes en SAP, y notifica los cambios a los interesados. Si el proceso requiere autorizaciones, podemos crear un flujo de autorizaciones, donde se validen manualmente ciertos casos.
Generación de reportes financieros: Automatiza la extracción de datos desde SAP, consolida la información utilizando Excel y finalmente envía este reporte a todas las partes interesadas.
Conciliaciones bancarias: El bot extrae la información de los movimientos bancarios y comparalos con tus registros contables en SAP, analiza la información, buscando diferencias, genera un reporte de conciliación y envía esta información por email a todos los interesados, puede ser a un grupo de personas o incluso puedes guardar el reporte de conciliación así como las copias de los datos utilizados en una carpeta compartida con acceso restringido a ese grupo de usuarios.
Registro de facturas de proveedores (inicia con los proveedores más utilizados y que las facturas estén digitalizadas): Filtra email basado en el asunto, para descargar las facturas que llegan a cierto correo, posteriormente extrae la información de las facturas, valida la información contra las órdenes de compra en SAP y genera un reporte. Adicionalmente, podrás registrar la factura y notificar al equipo de cuentas por cobrar.
Envío de recordatorios de pago: Extrae la información sobre todos los clientes con pagos vencidos en SAP, posteriormente extrae la información maestra de los clientes, valida la fecha actual versus la fecha de pago de cada factura, si ha superado "x" cantidad de días (puedes definirlo tú mismo), genera un correo de recordatorio, envía este recordatorio a cada cliente usando los datos maestros y genera un reporte automatizado donde tendrás todos los notificados y una fecha de seguimiento.
Gestión de impuestos y declaraciones fiscales: De mis procesos favoritos, recopila los datos fiscales desde SAP a inicios de cada mes, aplica las reglas impositivas por cada país y región, genera reportes por cada uno de estos y envía el reporte a todas las partes interesadas.
RPA en área de Compras
Desde que he llegado a Alemania, he visto una gran demanda de automatización de estos casos. No solo para RPA, sino también para la creación de interfaces gracias más amigables (Debemos ser honestos, SAP no es conocido por su bonita interfaz y usabilidad...), estas las podemos soportas con Aplicaciones creadas con Power App u otras tecnologías. Pero volvamos a la automatización:
Creación de solicitudes de compra: Un usuario genera una solicitud de compra y la envía al correo electrónico del área, el bot filtrará ese correo, extraerá la información y crea la solicitud en SAP, posteriormente se envía la solicitud para su aprobación utilizando un flujo de aprobaciones, donde el usuario recibirá un email con todas los datos y dos botones "Aprobar" o "Rechazar", esta información se transmitiría a SAP y sería actualizada por el bot.
Generación de órdenes de pedido desde solicitudes pre-aprobadas: Extrae la información de SAP donde se ha aprobado una solicitud de compra, posteriormente genera la orden de compra en SAP y se notifica al proveedor de manera automática.
Seguimiento de pedidos con proveedores: Tomando como base un archivo o una base de datos iniciaremos una búsqueda en los portales de proveedores para obtener la información de seguimiento de cada pedido, posteriormente actualiza el estado del pedido en SAP y notifica a los interesados en las actualizaciones por Email así como de posibles retrasos.
Generación automática de informes de compra: El bot extrae datos de un informe de compras desde SAP, brinda un formato amigable a los datos, genera el informe y lo envía a las partes interesadas.
Validación de facturas contra órdenes de compra: El bot extrae datos de una orden de compra (usualmente un archivo Excel, Word, correos electrónicos o PDF), compara la información con los datos en SAP y marca las facturas como "aprobadas".
Un consejo extra:
La extracción de datos de documentos, especialmente en Europa, puede ser un desafío. ¡Pero con paciencia y las herramientas adecuadas, es posible!
En Colombia había una gran necesidad de automatizaciones en esta área, pero la digitalización y la facturación electrónica facilita mucho este trabajo, en cambio, en Alemania y Europa, aún tenemos muchos documentos físicos, por lo que se recibe son documentos escaneados (muchas veces con mala calidad) y facturas escritas a mano (que también podemos automatizar, pero es de mayor complejidad). Así que paciencia y pasitos de bebé en estos procesos, lo más importante es tener excelente calidad de extracción.
Estos no son todos los procesos que puedes automatizar, mi idea con este blog es solo abrir tu mente a las posibilidades que la integración entre SAP y herramientas de automatización como Microsoft Power Automate nos pueden brindar.
Espero que hayas disfrutado de este blog, esta es la cuarta entrega de una serie de blogs orientados a la comprensión y uso de Gen AI para nuestro día a día, orientado a perfiles técnicos y no técnicos.
Si tienes dudas, no dudes en dejar tu comentario
Nunca es tarde para dar el primer paso, ¿estas listo?
Suscríbete al boletín de Andrea's Breakdown para no perderte ninguna de los increíbles consejos de automatización y estilo de vida en el mundo cambiante de la tecnología.
Comments